Должностная Инструкция Секретаря Отдела

Должностная инструкция секретаря -референта Секретарь -референт - сотрудник, необходимый Начальник отдела кадров Петренко А.А. Петренко. Должностная инструкция секретаря -референта фирмы. техники, средств связи, установленных в отделе, нормы служебного этикета. В этот пункт. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее СОГЛАСОВАНО: Начальник юридического отдела. Должностная инструкция секретаря отдела кадров. 1.Общие положения. 1. Отдел:кадров. 1.Полное наименование должности:секретарь отдела кадров.

Открыть в формате WORD Должностная инструкция секретаря -референта непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела. Должностная инструкция : инспектор по кадрам отдела кадров Должностная инструкция : пресс- секретарь (специалист по средствам массовой. Должностная инструкция секретаря отдела кадров. Большая подборка примерных форм должностных инструкций для различных специализаций.

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать. Бланки: Должностная инструкция секретарю приемной руководителя. отдела кадров (менеджера по персоналу, иного должностного лица). 1.3.

Должностная инструкция секретаря-референта. Открыть в формате WORD.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ. 1.

Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора. 1.

Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления. 1. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.

) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора. 1. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:. - Конституцией Российской Федерации;.

- Гражданским кодексом Российской Федерации;. - Трудовым кодексом Российской Федерации;. - Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20. 02. 1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;. - Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06. 04.

2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;. - Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;. - ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;. - ГОСТ Р6.

30-97. Унифицированные системы документации.

Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);. - Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;.

- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;. - Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06. 10. 2000 г.

- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;. - Единой государственной системой делопроизводства;. - Правилами и указаниями Росархива;. - Уставом Общества;.

- Инструкцией по делопроизводству Общества;. - Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;.

- Приказами, распоряжениями руководства Общества;. - Настоящей должностной инструкцией. 1. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:. - прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;.

- организация документов в делопроизводстве;. - организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III. ОБЯЗАННОСТИ. Секретарь-референт:. 3. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;. 3.

принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;. 3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;. 3.

выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;. 3. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);.

3. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;. 3. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;.

3. организует телефонные переговоры Генерального директора;. 3.

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;. 3. 10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;. 3. 11.

выполняет печатные и копировально-множительные работы;. 3. 12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;. 3. 13. принимает документы на подпись Генеральному директору;.

3. 14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;. 3.

15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;. 3. 16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;.

3. 17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;.

3. 18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;. 3. 19. ведет график работы водителей;. 3.

20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;. 3. 21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;. 3.

22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;. 3. 23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;. 3. 24.

систематизирует и размещает дела, ведет их учет;. 3. 25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;. 3. 26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;.

3. 27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;. 3.

28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив. Секретарь-референт имеет право:. 4.

разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;. 4.

запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;. 4. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;. 4.

вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;. 4. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;. 4.

работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;. 4.

осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;. 4. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;. 4.

организовывать прием и определять приоритет посетителей;.

4. 10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;. 4. 11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;. 4.

12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;. 4.

13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;. 4. 14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;. 4. 15.

требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;. 4. 16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;. 4.

17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна». V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Секретарь-референт несет ответственность за:. 5.

своевременность передачи адресатам входящей информации;.

5. своевременность отправки исходящей корреспонденции;. 5. качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;. 5.

небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;. 5.

несвоевременную передачу информации Генеральному директору;. 5. сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;. 5.

разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;. 5. сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;. 5.

нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;. 5.

10. невыполнение требований настоящей инструкции. VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ.

6. с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;.

6. с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;. 6. со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. 7. Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ.